Steuerfreie Bezüge: Nicht alles muss ins Lohnkonto
Grundsätzlich müssen steuerfreie Bezüge von Arbeitnehmern zwar im Lohnkonto erfasst werden, damit das Finanzamt sie bei Bedarf überprüfen kann. Davon gibt es jedoch bestimmte Ausnahmen. Die Liste dieser Ausnahmen wurde gerade erweitert, um zumindest ein klein wenig an Bürokratie in der Lohn- und Gehaltsabrechnung abzubauen.
Das Lohnkonto ist Arbeitgeberpflicht
Neben der korrekten Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehalten und dem Abführen von Steuern und Sozialversicherungsabgaben gibt es im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung noch weitere Arbeitgeberpflichten. Genau vorgeschrieben ist zum Beispiel auch das Führen des Lohnkontos. Welche Unterlagen und Informationen im Lohnkonto zu erfassen sind, ergibt sich sowohl aus Gesetzen wie aus Verordnungen.
- In steuerlicher Sicht liefert § 41 EStG die gesetzliche Grundlage, die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung sorgt u. a. durch LStDV § 4 für Präzisierung.
- In Bezug auf die Sozialversicherungspflicht ergibt sich die gesetzliche Pflicht aus § 28f SGB IV, ergänzt durch die Beitragsverfahrensverordnung (§§ 8, 9 BVV).
Die Unterlagen müssen für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.
Auch steuerfreie Bezüge gehören grundsätzlich ins Lohnkonto
Ins Lohnkonto gehören zum einen Angaben zum Arbeitnehmer und zum Arbeitsverhältnis. Zum andern müssen dort sämtliche Lohnleistungen samt der einbehaltenen Lohnsteuer erfasst werden, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, mit allen Zulagen und Zuschlägen, einschließlich solcher Dinge wie geldwerter Vorteile oder pauschal versteuerter Leistungen.
Im Lohnkonto festzuhalten sind außerdem die steuerfreien Bezüge bis auf bestimmte, explizit aufgeführte Ausnahmen (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Dieser Paragraph wurde gerade geändert. Seit dem 30. Juni 2020 gilt eine erweiterte Liste an Ausnahmen: bestimmte steuerfreie Bezüge müssen nun nicht mehr im Lohnkonto erfasst werden.
Steuerfreie Lohnbestandteile ohne Aufzeichnungspflicht
Von der Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto ausgenommen ist nun der geldwerte Vorteil durch …
- ein vom Arbeitgeber gestelltes Fahrrad (§ 3 Nr. 37 EStG),
- vom Arbeitgeber gestellte oder bezahlte Telekommunikationsgeräte, Computer, Handys, Telefonkosten oder Software (§ 3 Nr. 45 EStG),
- das Aufladen eine Elektro- oder Hybridfahrzeugs beim Arbeitgeber oder eine von ihm überlassene Ladevorrichtung (§ 3 Nr. 46 EStG),
- außerdem Trinkgelder von Kunden oder anderen Dritten (§ 3 Nr. 46 EStG).
Weitere Ausnahmen auf Antrag
Das Betriebsstättenfinanzamt kann auf Antrag weitere Ausnahmen gewähren, wenn es sich bei den steuerfreien Leistungen „um Fälle von geringer Bedeutung handelt oder wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist“.
Für welche Leistungen oder Vorteile ein solcher Antrag sinnvoll und aussichtsreich ist, hängt vom konkreten Einzelfall ab.
Paychex macht das Führen des Lohnkontos einfach
Paychex-Kunden haben beste Voraussetzungen: Selbstverständlich setzen wir sämtliche Aufzeichnungspflichten und Vorschriften zum Lohnkonto um.
Für viele unserer Kunden sind saubere, vorschriftsmäßige Lohn- und Gehaltsunterlagen ein wichtiger Aspekt beim Umstieg auf Paychex.
Ein Hinweis: Wenn bestimmte Lohnarten nicht direkt dargestellt werden, bedeutet das keineswegs, dass sie bei der Lohnabrechnung nicht erfasst wurden. Je nach Konfiguration werden sie eventuell im Hintergrund vorgehalten. Der Kundenservice hilft gern weiter.
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